Нові технології витіснили факс
Будь-яка управлінська діяльність тісно пов’язана з управлінням документообігом, адже для прийняття того чи іншого рішення необхідно володіти відповідною інформацією, основний масив якої міститься у документах. Документування всіх процесів зараз знаходиться на абсолютно іншому рівні, ніж це було 15-20 років тому, – наголошує начальник загального відділу Олена Панасюк.
Історія документообігу на ХАЕС бере початок з наказу про створення підприємства та призначення у липні 1977 року першого секретаря директора споруджуваної станції, функції якого справно виконувала Тамара Онуфріївна Франковська.
Ще через 10 років на підприємстві створено групу супроводу документообігу, а 5 липня 1989 року – канцелярію ХАЕС. На початку 2000-х вона увійшла до складу управління справами, у 2004 перейменована у загальний відділ, у статусі якого функціонує досі, забезпечуючи взаємодію між всіма станційними підрозділами та керівниками вищої ланки.
Сьогодні одним із пріоритетних напрямків діяльності загального відділу є зменшення паперового документообігу за рахунок запровадження електронного. Тому персонал загального відділу значну увагу зосереджує на оптимізації умов проходження документів всіма доступними шляхами.
- – Основним завданням загального відділу, – наголошує співрозмовниця, – є встановлення єдиного порядку роботи з документами на основі використання сучасних технологій, щонайперше, – скорочення кількості документів. Тому в основу нашої роботи покладено три базові принципи.
- – – У чому вони полягають, Олено Леонтіївно?
- – – На першому місці – принцип оперативності – це швидке і чітке опрацювання документів. Не менш важлива доцільність роботи з документами, яка має бути оправдана кінцевою метою і необхідною в роботі підприємства. Третій принцип – розумне поєднання руху документів на паперових та електронних носіях.
Електронний документообіг, як би хто не ставився до його запровадження, надає можливість зберігання і опрацювання досить великого об’єму інформації, доступ до неї з певного робочого місця персоналу різних категорій. У зв’язку з цим навіть за короткий період він уже підтвердив певні свої переваги. Найперша з них – швидкий і зручний пошук документів за ключовими словами і різного роду ознаками. А також доступ до бази інформації залежно від напрямів діяльності, швидке складання довідок для контролюючих органів, складання і направлення в підрозділи попереджувальних і контролюючих документів одночасно, відстеження та формування в спеціальних формах руху документів з урахуванням часу їх складання і прізвища виконавця, широке використання можливостей електронної пошти. Що ж до електронного погодження документів, пріоритетним є швидкість, надійність і збереження у базі.
Для реалізації комплексу завдань з діловодного обслуговування електронний документообіг на ХАЕС впроваджено у 2020 році. Вже повністю реалізовано електронне погодження документів з основної діяльності, частково – документів з особового складу, нормативних та виробничих, триває робота за іншими напрямками. На часі – впровадження корпоративної системи електронного документообігу (КСЕД). Пілотною у цьому проекті виступає Рівненська АЕС, у нас реалізовано поки що перший крок – через КСЕД отримуємо вхідну документацію Енергоатома.
Оскільки перехідний період від паперового до електронного документообігу ще триває, загальний відділ працює з документами, отриманими різними шляхами: електронною поштою, на паперових носіях, через КСЕД, рідше – факсом.
До речі, Хмельницька АЕС протягом останнього півроку не відправила адресатам жодного факсу, нові технології просто витіснили такий вид зв’язку.
Ольга Сокол
Фото Юлії Тараторкіної
