Коли текст стає документом

Ведення діловодства на Хмельницькій АЕС, яке охоплює питання документування і організації роботи з документами, покладено на загальний відділ. З його начальником С.М.Пашинською ми вели розмову про поточну діяльність підрозділу, удосконалення роботи з документами тощо.

- Традиційне діловодство вже відходить на другий план, - каже Світлана Миколаївна, - поступаючись електронному документообігу. На підприємст­ві впроваджено розроблену службою інформаційних технологій автоматизовану систему контролю виконавської діяльності (АСКВД), яка дозволяє на високому рівні вирішувати поставлені перед загальним відділом завдання і передбачає відмову від паперових журналів реєстрації, зменшення обігу паперових документів на ХАЕС, а в перспективі і повну відмову від їх використання. Система працює максимально просто і зручно, вона включає наступні прийоми роботи з документами: реєстрація; здійснення контролю за виконанням документів; зберігання і пошук, приймання-передавання документів; їх підготовка до архівного зберігання і, власне, саме архівування.

Електронний документообіг організаційно-розпорядчих документів дозволяє опрацювати великий обсяг інформації, дає доступ до певної інформації з будь-якого робочого місця і має ряд переваг. Насамперед, це швидкий і зручний пошук документів за різного роду ознаками та ключовими словами. А також відстеження і фіксація руху документів, отримання довідок про виконання документів, аналіз виконавської дисципліни.

Кожного дня у загальний відділ надходить дуже багато документів, кожен з яких має бути обов’язково зареєстрований. Адже інформація, якою б важливою вона не була, перестає бути звичайним текстом і набирає статусу документа тільки після його реєстрації. Реєструються в загальному відділі внутрішні документи: накази, розпорядження, доповідні та службові записки, протоколи, листи, які направляє ВП ХАЕС на адресу інших під­при­ємств, установ та організацій. Так само реєстраційний номер присвоюється кожному вхідному документу. Тут із загальної маси документів виділяються як першочергові ті, що наді­йшли з Міністерства енергетики і вугі­льної промисловості, ДП «НАЕК «Енергоатом», ДІЯРУ, оскільки вони впливають  на управлінські рішення. Отож реєструються негайно і передаються на розгляд керівництву, а після розгляду і взяття на контроль – на виконання у підрозділи станції.

Під час проведення планово-попереджувальних ремонтів обсяг документів, як і кількість телефонних дзвінків та відвідувачів загального відділу, суттєво збільшується. Тільки високий професіоналізм і набутий за роки роботи досвід персоналу загального відділу дозволяє оперативно і якісно впоратися з такими навантаженнями та знайти оптимальні шляхи вирішення всіх нагальних питань.

До слова, загалом по станції протягом року обробляється (включаючи копії документів) 300 тисяч документів. Візуально уявити такий масив задокументованої інформації неможливо, орієнтуватися в ньому також непросто. І тут запроваджена АСКВД виручає неабияк, практика показує, що майбутнє таки за електронним документообігом.

Ольга Сокол